Ofte stilte spørsmål / FAQ

Det viktigste spørsmålet å få besvart når man skal starte opp en prosess, er hvorfor. Når man har funnet svar på hvorfor – altså formålet eller hensikten – kan dette være en felles ledestjerne gjennom hele prosessen både for deltakerne og for prosesslederen. Å lage gode oppstartsspørsmål eller fokusspørsmål kan hjelpe til å finne veien mot hensikten.

Det er det viktig å ta seg god tid i oppstartsfasen. Å bli kjent med hverandres styrker, være kreative og lære av gode erfaringer, resulterer ofte i bedre sluttprodukt. Dersom man går fort til å detaljplanlegge, kan man miste gode ideer og innspill. Det er også viktig å tenke igjennom hvem som skal involveres og hva man ønsker undersøke nærmere.

Å prosesslede en oppstart kan handle om å skape gode rammer, ha en forventningsavklaring, og skape trygge rammer slik at alle ønsker å delta, for deretter å åpne opp for kreative ideer før man konkluderer hensikten.

En god oppstart handler om å gjøre forventningsavklaringer og skape trygge rammer slik at alle involverte får eierskap til arbeidet. Å bli kjent med hverandres styrker, være kreative og lære av gode erfaringer, resulterer ofte i bedre sluttprodukt.

Nå skal selve arbeidsprosessen virkelig gå i gang og man tar i bruk de verktøyene man har valgt som best egnet for å nå hensikten. Det er viktig å gi tydelige rammer for prosessen når man skal i gang med gjennomføringen. Å velge verktøy som både handler om å jobbe individuelt, gruppevis og i plenum, er ofte både effektivt og hensiktsmessig. Ofte kan denne fasen handle om å åpne opp for nye ideer, hvor man deretter velger ut noen ideer man ønsker å gå videre med. Å jobbe med hvordan ideene kan realiseres og gjennomføres blir også viktig i denne fasen. Det kan være en fordel at prosessleder minner gruppen på formålet man ble enige om i oppstartsfasen slik at man har en felles ledestjerne.

Å jobbe med motstand krever en bevisst og strategisk tilnærming. Det er viktig å forstå hva som ligger bak motstanden, og kommunisere tidlig og tydelig hvorfor prosjektet gjennomføres, hva målene er og hvilke resultater det vil gi.  Vær åpen om utfordringer og risiko, og gi rom for spørsmål og tilbakemeldinger. Vis tålmodighet og husk at endringer kan ta tid å akseptere.

Vurder og bestem de riktige møtene, med de riktige deltagerne

• Velg møter som sikrer gode rammer, samt gir god struktur for gjennomføring og fremdrift i arbeidet (veikartet).
• Velg møter som sikrer god kvalitet, evaluering underveis og oppfølging av utfordringsområder (nøttene).
• Velg møter som sikrer tilstrekkelig samhandling mellom deltagerne, ledelsen og de som blir berørt av arbeidet.

Forankring innebærer en felles forståelse av hensikten med arbeidet og ønsket resultat som gir mening for alle.  Forankringsarbeid gjøres i et samarbeid mellom ledere, medarbeidere, sentrale ressurspersoner, brukere og/eller andre interessenter som deltar. Aktiv og bevisst involvering og mobilisering av deltagerne gjør at de får eierskap til hensikten med arbeidet og ønsket resultat.

Som prosessleder tilrettelegger du ved å ta i bruk ulike deltakende verktøy som kan utløse fellesskapets potensial. Jo bedre dette er forankret i alle ledd, jo mer sannsynlig er det å oppnå ønsket forandring.

Dersom man har formulert et tydelig formål, definert hva man ønsker å oppnå og hvordan man ser for seg å evaluere, er det enklere å evaluere både resultatet og prosessen. Hvis oppstartsmodellen ble benyttet innledningsvis, kan man ta frem denne og se på hvordan man ønsket å evaluere prosessen. Som prosessleder kan du velge å ta en styrkebasert tilnærming, ofte omtalt som valuering. Da undersøker man spesielt plussene, altså det som har fungert bra, og hvorfor dette fungerte bra.

Det er viktig å kartlegge og forstå hver enkelt deltakers styrker. Alle har ulike ferdigheter, erfaringer og personlighetstrekk som påvirker hva de kan bidra med. Tydeliggjøring av roller, ansvar og mål bør gjøres på et tidlig tidspunkt.  Skap en kultur for samarbeid og gi regelmessige tilbakemeldinger.

Verktøyene på nettsiden er for deg som har ansvar for å lede et møte eller en prosess. Her vil du finne verktøy som kan hjelpe deg med å nå målet for møtet eller prosessen.

Når man har redet grunnen og blitt enige om formålet, kan man starte med planleggingen. Da er gjerne samarbeidsavtale underskrevet og forventningene blitt styrt mot en felles retning. Dersom man ikke brukte oppstartsfasen til å undersøke suksessfaktorer og gode erfaringer, er dette en god tid for å gjøre nettopp det.

I denne fasen velger prosessleder ut verktøy som handler om å skape gode og kreative ideer, og man kan gå fra å prosessplanlegge de store tankene til å jobbe med detaljene. Man velger videre ut hvilke ideer og verktøy man ønsker å ta i bruk i selve gjennomføringsfasen. Her kan en kjøreplan være til god hjelp.

Prosjektledelse innebærer å planlegge, organisere og styre ressurser i et prosjekt, for å nå et bestemt mål. Et prosjekt utføres innenfor en gitt tidsramme og ofte med definerte budsjetter og kvalitetskrav.

Prosessledelse innebærer å planlegge, styre og optimalisere prosesser for å oppnå mest mulige effektive resultater. Prosesser er i denne sammenhengen en serie sammenhengende aktiviteter som er en del av et større prosjekt.