Hva og hvorfor:
Aktivitetsplan er prosjektleders og prosjektgruppas verktøy i det daglige arbeidet. De som utfører arbeidet, skal være med i planleggings- og organiseringsprosessen. Etter å ha innhentet informasjon om hvilke aktiviteter som skal gjennomføres, sammenstilles dette som en tidsplan i et Ganttdiagram. Juster innhold etter prosjektets behov.

Antall: Prosjektgruppen, inkludert de som skal utføre aktivitetene. Antall varierer etter prosjektets omfang, men typisk 5-10 personer.
Tid: 1–2 timer til planlegging og utfylling av aktivitetsplanen. Løpende oppfølging gjennom prosjektperioden.
Materiell: Mal for aktivitetsplan (for eksempel tabell eller Ganttdiagram), prosjektbeskrivelse eller måloversikt, notatutstyr.

Hvordan:

• Samle prosjektgruppen og gå gjennom prosjektets mål og leveranser.
• Identifiser nødvendige aktiviteter for å nå målene, både hovedaktiviteter og deloppgaver.
• Fordel ansvar for hver aktivitet og avklar hvem som gjør hva.
• Plasser aktivitetene i tid. Bruk en ukeoversikt eller Ganttdiagram for å visualisere fremdriften.
• Sørg for at planen er realistisk og juster ved behov.
• Følg opp planen jevnlig. Oppdater status og juster tidslinjen ved endringer.